色々思う所があって、案件管理の合理化にチャレンジしてるので大体の構成を公開します。何かのお役に立てればと思います。


■「チャチャっと片付ければ、後でサボれる。」
そもそも今までどうだったかというと、「移動中もパソコン開いて。。。。んー。」という思いもあって、打ち合わせ終わってから、会社に戻るまで大体電車移動で1時間ぐらい、本を読んだり居眠りして過ごしていました。
帰社してからまとめたり手配しだすという流れでした。

仕事ができる人からしたら「アホだな、こいつ」状態なのですが、
やりたいこと、やるべきことが最近本当に多くなってきて、ようやく、「詰めれることをドンドン詰めて、やるべきことを極力前倒しで確実に抑えて、しっかり遊ぶ」と実感を持てるようになってきたことから、今回の合理化に着手しました。



■無精な自分でもできるように「簡単、安い、持続できる」をポイントに。

とはいえ、合理化は今回がはじめてのチャレンジではなく、何度かやったのですが、ツールに振り回されたり、修正変更に対して柔軟じゃない、などを理由にどうしてもいつしかやらなくなってしまいました。
（※今回もどうかはまだわかりませんが・・・）

そうなるとやはり、

「簡単」
「シンプル」
「柔軟」
「できれば安く」

が持続する上で重要になってきます。


■Googleを主体とした管理一元化へ。

主なツールは、

『Googleカレンダー」
「Google toDoリスト」

です。どんなデバイスからでも共有しやすく、
弊社社員数はまだ2名ですが、メンバー間の共有もしやすいと考えました。


■会議中の議事録作成からtoDoへのブレークダウンダウン、案件毎のスケジュール管理の合理化




Google関連を管理する上で準備したiPadアプリは、

1）「Pocket Informant Pro」（¥1200）
http://webis.net/wp/pocket-informant-pro/


2）「GoTasks」（無料）
http://gotasksapp.com/

です。両方ともGoogleカレンダーとGoogle toDoリストと双方向同期できます。

1）はノート機能、カレンダー機能、タスク管理がタブで簡単に切り替えられて使いやすいアプリです。使い込もうと思えばかなりのことができそうなのですが、あくまで最小限の機能しか現状使っていないです。

ただToDoの操作が若干直感的ではありません。

2）toDo管理がグループ機能やドラッグで非常にシンプルで直感的です。1）の弱点をこのアプリで補います。 Googleで同期しているので、1）も2）も双方向同期しています。


■外せないのがBluetoothキーボード

はっきりいって最高の買い物をしたと断言します。

http://www.amazon.co.jp/gp/product/B005FEPE3Y/ref=oh_details_o00_s00_i00

PC同等のキー操作、カットアンドペーストやテキスト選択、キーボードの切り替え、さらにホームボタンのショートカットをはじめよく使う機能が
ショートカットキーとして準備されていて非常にユーザビリティが高いです。
iPadのポテンシャルの高さを最大限に活かすためには必須のツールと言っても
過言じゃないです。


画面をタッチして操作もできて、キーボードでも十分な操作ができるのは
ものすごく新鮮な体験です。












若干キーが小さかったり固かったりしますが、個人的には許容範囲内です。

あとすっぽりiPadに合わせることもできて持ち運びがしやすいのも大きなポイントです。


■議事録作成からスケジュール作成までの流れ

会議中はiPadアプリのノートにポイントをドンドン書いて行きます。
図示が必要な場合はアプリから直接カメラを起動して写真をエビデンスとして付けられるので便利です。


会議終了後に電車移動中などにまとめます。
またノート内からやるべきことを一つづつコピペして
toDoに移して行きます。

アプリをGoTasksに切り替えて、toDoの整理、グルーピング、期限の設定、だれがそれを行うか決めて行きます。


新規案件の場合、帰社後にPCでGoogleカレンダーで、案件のカレンダーを
新規で作成し、ザクザクスケジューリングしていきます。
Googleカレンダーは必要なカレンダーに絞って表示することもできるので
閲覧性も高いです。


基本的にここまでで十分だと思うのですが、客先にスケジュールを提出する場合にはGoogleカレンダーの体裁では、ちょっと。。。と思います。


ここで自前で作ったプログラムを使って、GoogleカレンダーをiCal形式で
エキスポートしたファイルを、ガントチャート用のXMLに変換し、
ガントチャートにした上で、議事録と一緒にお客様にメールします。

ここまでを帰社までにできれば一番理想かなと。
打ち合わせから終わりのテンションでががっとまとめると
一番効率的かなと思います。


でわ！